Logistique des laboratoires de biologie médicale

Des transports en hausse !

Les laboratoires de biologie médicale ont vu leurs transports s’accroître de façon exponentielle ces dernières années et par la même occasion les coûts attachés, ceci pour plusieurs raisons :

• le regroupement des laboratoires et la construction de nouveaux plateaux techniques uniques ont induit de nouveaux flux en provenance des sites périphériques,
• le remplacement progressif de la collecte des échantillons dans les pharmacies et autres lieux de dépôt (parfois insolites) et/ou l’ajout des cabinets d’infirmiers et de médecins ont multiplié le nombre de points de collecte, avec une augmentation du nombre de tournées, leur durée et du nombre de kilomètres parcourus.
• les prélèvements à domicile sont en augmentation si ce n’est que par le regroupement des sites proches, qui oblige à revisiter l’organisation des tournées réalisées par les préleveurs, afin de rationaliser les ressources humaines.
• Les pressions exercées sur les laboratoires pour rendre les résultats rapidement, a augmenté le nombre de tournées ou crée des tournées en « pétales » avec des retour fréquents.

La poursuite des groupements aboutit à de grands pôles de biologie médicale avec une couverture territoriale de plus en plus importante et génère des transports plus denses, plus longs et forcément plus coûteux.

Pour ne pas impacter la qualité des analyses et faire face à une forte pression économique, l’optimisation des transports devient un enjeu stratégique.

Pour nous contacter cliquez sur l’enveloppe « contactez-nous » en bas à gauche de votre écran !

 

La constitution manuelle des tournées a ses limites

Qu’il s’agit des tournées de ramassage des coursiers ou des tournées « domiciles », la création manuelle des tournées a des limites.

Comme le nombre de tournées différentes qu’il est possible de créer avec peu d’interventions (ramassage ou domicile), l’organisation manuelle des tournées ne peut être réalisée que par quartier ou secteur géographique.

Il en résulte une perte en temps et en kilomètres qui peut amplement dépasser les 30% !

Détaillons cela un peu.

Si vous vous intéressez à la problématique des tournées, visitez cette page.

Tournées des coursiers

Voir également cette page dédiée.

Pour les raisons citées plus haut, les tournées des coursiers doivent être remaniées de plus en plus fréquent, car on :

• crée ou on supprime des points de collectes,
• accueille de nouveaux sites qui ont également des tournées existantes avec des « points doublon »,
• connecte des médecins sur le serveur de résultat pour supprimer les passages « dépôt de courrier »,
• puis plein d’autres raisons liées à la géographie des lieux ou les habitudes historiques.

Tous ces lieux de ramassage ont leurs contraintes, si ce n’est qu’horaire et face à une tâche quasi insurmontable de constitution de tournées qui respectent l’ensemble des contraintes et permettant l’alimentation fluide du ou des plateaux techniques, la seule réponse c’est « y passer du temps, beaucoup de temps »

Tournées des préleveurs

Voir également cette page dédiée.

Les tournées des préleveurs ne peuvent pas être réellement organisées à la main. En effet, s’agissant de tournées quotidiennes, le temps que l’on peut y consacrer est limité.

Donc, comme dans tous les labos, les rendez-vous du lendemain sont édités en milieu de l’après-midi.

Et une fois le listing édité, une personne est généralement chargée de les répartir. Habituellement en fonction des préleveurs présents le lendemain et en sectorisant le territoire.

Ensuite, il appartient à chaque préleveur « d’organiser » sa tournée, démarrant le plus souvent avec les patients « à jeun ».

Optimiser les tournées des coursiers et préleveurs

L’organisation manuelle des tournées est particulièrement chronophage et l’optimisation impossible.

Aussi, le développement d’une solution informatique qui prend en charge les contraintes particulières de la biologie médicale, inexistant jusqu’à ce jour, devenait indispensable.

C’est pour ces raisons que BIOSOLVER a été développée. 

BIOSOLVER existe en plusieurs versions pour répondre aux besoins spécifiques et contraintes particulières de chaque laboratoire :

• Tournées de ramassages

  • sous forme d’une prestation unique réalisée par FOR-AGE, l’éditeur de BIOSOLVER. Cette prestation est à destination des laboratoires qui ne modifient pas ou très peu leurs tournées. Economie moyenne constatée : 35%
  • sous forme de la mise à disposition de l’application BIOSOLVER permettant aux laboratoires d’optimiser en permanence leurs tournées de ramassage.

• Tournées domiciles

  • Mise à disposition de l’application pour une utilisation quotidienne a. Possibilité d’importer vos fichiers (csv) clients et rendez-vous, pour une efficacité et une économie optimale

Si vous souhaitez savoir avant de vous engager avec nous, l’économie potentielle qu’il serait possible de réaliser, nous vous proposons un audit de vos coûts : Audit gratuit logistique des tournées « domicile »

Et après avoir optimisé les tournées des coursiers, comment on gère dans la durée ?

Voilà une bonne question !

Vous nous avez confié l’optimisation des tournées de ramassage et vous aimeriez bien continuer sur votre lancée.

Si vous vous posez au moins l’une des questions ci-dessous, cliquez ici

 

• Est-ce que mes tournées fonctionnent bien ?
• Que faire si je dois ajouter ou supprimer un point de ramassage ?
• J’aimerais bien savoir le nombre d’échantillons collecté par l’ensemble des coursiers pour anticiper la charge du plateau !
• Comment identifier des points de collecte qui s’avèrent non rentables ?
• Je voudrais savoir immédiatement si mon coursier à du retard ou de l’avance ?
• Comment savoir si mes tournées sont rentables ?
• Comment obtenir l’évolution des volumes ramassés, par tournée ou par secteur ?
• Mes secrétaires passent un temps infini pour trouver le coursier qui va pouvoir ramasser un échantillon non prévu dans la tournée, comment faire pour l’éviter ?
• Mon nouveau coursier ne connaît pas le secteur, qu’est-ce que je pourrais lui mettre à disposition (en dehors d’un GPS qu’il faut paramétrer) pour lui faciliter son parcours ?

Super tout ça, mais moi je ne travaille qu’avec des IDE, vous n’avez rien pour moi !

On a pensé à tout, enfin on l’espère !

Pour vous, nous avons développé BIOTRACK-IDE, une application smartphone qui permet aux IDE :

• de scanner tout document à domicile des patients pour ses propres besoins et les vôtres (ordo, mutuelle, etc.) Les prélèvements à domicile ne représentent après tout que 10% de sa tournée !
• de vous envoyer les documents au moment du prélèvement
• de récupérer l’ensemble des documents scannés lors de sa tournée (y compris autres soins) de façon sécurisée dans sa boîte mail.

Pour en savoir plus cliquez ici