Quelle stratégie logistique pour votre structure ?

Le coût de votre logistique augmente sans cesse ?

La logistique est devenue un des premiers postes de dépense de votre structure ?

Alors, il est temps de s’attaquer à ce poste qui a jusqu’alors, échappé à toute action d’amélioration et de définir sa stratégie logistique !

Mais comment faire ?

Trois mots qui synthétisent l’action à entreprendre pour définir une stratégie logistique : MESURER – ANALYSER – OPTIMISER

MESURER VOTRE LOGISTIQUE

 

D’abord, mesurer les coûts de votre logistique

Il faut commencer par mesurer la dépense en y incluant tous les postes, sous-postes et sous-sous-postes (si si, il y en a, vous verrez !).

Ensuite, il faut mettre en évidence ces postes de dépenses et les additionner est la toute première chose à faire !

Et quand vous vous attaquerez à un projet aussi vaste, aussi important et aussi impactant dans vos résultats, n’oubliez pas :

• le personnel : coursiers – préleveurs « domiciles » – temps secrétaires :
  • salaires + primes et charges
    • c’est-à-dire, le nombre d’heures des coursiers
    • les heures des préleveurs qui réalisent des domiciles
    • ou encore temps de travail du secrétariat – prise de rendez-vous domicile, chercher un coursier pour un ramassage non prévu, l’édition des feuilles cliniques, etc.
    • mais également les heures de conditionnement des kits de prélèvements
    • les heures supplémentaires
    • …
  • remplacements, CDD et intérims
  • le coût « managé » des salariés
  • les coûts « cachés »
• mais aussi, l’externalisation des transports (sous-traitants) :
  • colisage
  • ramassage d’échantillons primaires
  • ramassages à la demande
  • ramassages urgents
  • remplacements temporaires
  • …
• ou encore le matériel roulant :
  • pour plus de facilité retenez un coût au kilomètre
  • sinon n’oubliez pas : le coût du leasing ou l’amortissement, le carburant, assurances, entretien, usure etc.
• sans oublier le matériel spécifique :
  • kits de prélèvements – sacoches de transport
  • métrologie
  • GSM, navigation GPS
  • …

Mesurer l’organisation et la qualité de votre logistique

Mais il convient également de mesurer l’organisation et la qualité.

Difficile de juste énumérer des points, car il s’agit souvent d’une organisation historique et la qualité liée à la logistique n’est que rarement mesurée.

Mais dans tous les cas posez vous les questions suivantes :

• qui est chargé de la logistique ?
• comment la logistique est ou a été adaptée aux modifications ?
• comment elle est organisée ? Outils ? Supports ? Documents ?
• comment elle est mesurée ?
• est-ce que les horaires sont respectés ?
• les coursiers doivent attendre sur les sites périphériques pour ramasser des échantillons ?
• qui analyse les feuilles de route ?
• comment sont constituées puis gérées les tournées domicile ?
• quelle est l’évolution du volume d’échantillons collectés à l’extérieur ?
• quelle est l’évolution du nombre de dossiers par site ?
• est-ce que la durée des transports est en adéquation avec vos règles de qualité ?
• quel reporting de votre sous-traitant ?
• connaissez-vous les problèmes qui surviennent lors des tournées ?
• comment sont-ils remontés ? Qui le gère ? Quelles actions pour y remédier ?

Je pourrais continuer la liste encore pendant de longues heures…

ANALYSER VOTRE LOGISTIQUE

Vous avez établi un coût annuel de votre logistique ?

Ce coût dépasse largement votre estimation ?

Rassurez-vous, c’est partout pareil…

Alors la deuxième action consiste à analyser toutes ces données pour en déduire :

• ce qui fonctionne bien (respect des horaires de ramassages et des domiciles par exemple)
• les dysfonctionnements (moins de 4 prélèvements par heure pour les domiciles, heures supplémentaires systématiques, difficulté pour trouver un coursier lors d’un ramassage à la demande ou urgent, voir également la liste non-exhaustive ci-dessus …)
• puis les 20% des postes qui engendrent 80% des dépenses

Ensuite, il faut analyser poste par poste pour déterminer si le coût n’est pas démesuré par rapport au chiffre d’affaires engendré :

• est-ce que vos points de collectes (pharmacie – cabinets) sont rentables ? On y ramasse systématiquement des échantillons ?
• est-ce que le nombre de passages sur les sites périphériques est justifié ?
• combien de prélèvements sont faits à l’heure ?
• combien de ramassages urgentes ? qui demande ces ramassages ? est-ce vraiment justifié ? 
• quel coût de la sous-traitance ? avez-vous comparé ce coût avec ceux d’autres structures ? cela représente quel coût par dossier transporté ?

Bien sur, en fonction de votre structure, son organisation, son historique et la composition de vos coûts, beaucoup d’autres questions doivent être posées.

OPTIMISER VOTRE LOGISTIQUE

Optimiser ne veut pas uniquement dire « réduire ».

En effet, l’optimisation consiste non seulement à réduire les coûts, là où cela est possible, mais également à évaluer les améliorations à apporter en matière de qualité, de satisfaction client, de productivité et de chiffre d’affaires pour ne citer que ces quelques points !

Donc en fonction de la composition de vos coûts et de vos objectifs et pour définir une ébauche de stratégie logistique :

• faites une consultation pour mettre en concurrence votre sous-traitant de transport
• transformez vos ramassages habituels à des interventions sur demande pour les points de collectes non rentables (optez pour un outil informatisé de gestion des tournées pour pouvoir ajouter des interventions dans des tournées en cours)
• optimisez vos tournées de ramassages en tenant compte des changements opérés. Pensez à faire appel à des services d’optimisation de tournées récurrentes qui permettent d’aller plus vite et d’apporter de meilleures économies
• pensez à un outil d’optimisation de vos tournées domicile, c’est de fortes économies qui sont à la clé
• votre chaîne a une capacité bien supérieure que le nombre de tubes gérés par jour ? fidélisez vos préleveurs indépendants (apportez des services)
• mettez en place les actions permettant d’en recruter
• envisagez d’embaucher un responsable logistique, la fonction logistique est un métier désormais
• mutualisez vos ressources là où c’est possible
• pensez structure globale et non sites périphériques

EN CONCLUSION

Bien sur, cet article n’a pas la prétention de vous fournir une méthodologie directement applicable pour mener un audit en interne et définir une stratégie logistique.

J’ai simplement voulu mettre en évidence les actions qu’il sera possible de mener suite aux nombreuses modifications de votre organisation logistique qui n’ont pas manqués de se manifester dans le but de démarrer la définition  d’une stratégie logistique pour les années à venir.

Si vous le souhaitez  je peux également vous accompagner dans cet audit. Pour me contacter cliquez ici

N’hésitez pas à partager cet article si vous pensez que certains de vos confrères seraient intéressés. Merci par avance !

 

Gerard VANCA