La logistique des coursiers est, dans la plupart des cas, gérée manuellement

Vos constats : une équipe de coursiers de plus en plus importante, une gestion manuelle.

Vos objectifs : dématérialiser les feuilles de route, gérer les urgences facilement et rapidement, analyser la rentabilité.

Notre solution : BIOTRACK, un outil complet et ergonomique de gestion de la logistique.

Votre gain immédiat : une économie de 10% du coût actuel, la suppression du papier, une gestion rapide et fluide.

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Les fusions et regroupements des laboratoires de biologie médicale font grossir continuellement les équipes de coursiers.

Ces mêmes fusions induisent également une augmentation permanente du nombre de lieux de passage.

Et pourtant, la gestion logistique des coursiers et des tournées est dans la majorité des cas, réalisée manuellement.

Et c’est dommage !

Pourquoi ?

Les feuilles de route papier

Parce que les feuilles de routes papier, il faut les éditer, les gérer et parfois les analyser (dans le cadre d’un audit par exemple).

Parce que généralement les coursiers y notent l’heure d’arrivée, le nombre de boîtes ou sachets collecté, parfois l’heure de départ et même parfois la température constatée.

Et toutes ces informations sont finalement … perdues !

Parce que personne ne les exploite… parce que c’est long et « sans intérêt » à tout re-saisir.

Les feuilles se retrouvent dans bien des cas sur un bureau et quand la pile est prête à tomber, on met le tout dans une boîte pour les archiver, jusqu’à la prochaine audit du COFRAC…

Et pourtant ces données permettent par exemple d’analyser les lieux et points de collectes, de voir leurs évolutions en terme de volumétrie et les périodes plus creuses en matière de nombre d’échantillons, pour ne citer que ces quelques exemples.

La gestion des urgences et ramassages à la demande

Et même si nous ne parlions pas des feuilles de route, la gestion des urgences ou des ramassages à la demande est également chronophage.

Il faut situer le lieu de ramassage concerné, imaginer où se trouvent, à peu près, les coursiers censés êtres les plus proches, puis appeler le premier (pour s’entendre dire qu’il a déjà une urgence) et le deuxième (qui indique qu’il est déjà trop loin) pour finalement s’adresser au troisième (qui ne répond pas).

Combien de temps de perdu pour un seul ramassage, une demi-heure ? Plus ?

Et il y a bien d’autres inconvénients à la gestion manuelle des coursiers…

 

 

 

 

BIOTRACK – la gestion automatisée des coursiers

Soyons clairs : informatiser pour informatiser n’a pas de sens. Par contre informatiser pour gagner en productivité, pour fluidifier l’alimentation du plateau technique, pour analyser son activité ou pour fidéliser vos préleveurs indépendants, ça, ça a du sens.

Et c’est ce que BIOTRACK vous propose.

BIOTRACK est une solution informatisée et innovante qui dispose de trois fonctions essentielles. Chaque fonction peut être déployée indépendamment des autres. Le labo gère depuis son PC et chaque coursier dispose d’un smartphone avec l’application biotrack-coursiers (inclut : guidage GPS et annuaire embarqué des points de collectes) Chaque fonction inclut un ensemble de services :

Gestion automatique et en temps réel des coursiers 

• la gestion automatisée des coursiers, vous propose les services suivants :
  • suivi des tournées en temps réel,
  • géolocaliser les coursiers sur une carte,
  • ajouter une intervention dans une tournée en cours en deux clics,
  • savoir si les tournées en cours ont de l’avance ou du retard,
  • anticiper l’arrivée du nombre d’échantillons à analyser,
  • l’analyse de l’activité : tournées, durées, top et flop des points de collectes, etc.

Scan documents à domicile pour pré-enregistrement dossier patient

• la collecte au domicile des patients, des informations indispensables pour préenregistrer son dossier
  • mise à disposition d’une application smartphone aux infirmières,
  • scan par les IDE des ordonnances, carte mutuelle, feuille de prélèvement pour envoi au labo
  • scan par les IDEL des documents pour leurs propres actes
  • préenregistrement du dossier patient avant l’arrivée de ses échantillons

Traçabilité des échantillons externes

• obtenir une traçabilité domicile – laboratoire,
• générez une feuille de traçabilité à la demande,
• association des données avec le SIL.

Et bien sur, vous pouvez également et de préférence avant de créer vos tournées dans BIOTRACK les optimiser avec BIOSOLVER -> voir article

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