Tournées différentes

Tournées différentes quotidiennes

carte avec 51 interventions avec contraintes

Un casse-tête au quotidien

Si vous réalisez des tournées différentes chaque jour, vous savez mieux que quiconque, que la planification de vos interventions ou rendez-vous est un « puzzle » au quotidien.

Si, de plus, vous avez des contraintes à respecter (créneau horaire, compétence pour assurer l’intervention), vous avez un casse-tête.

En effet, il suffit d’observer l’image de droite pour se rendre compte qu’il est absolument impossible si ce n’est que d’imaginer des tournées.

Dans l’exemple ci-contre, il n’y a que 51 interventions


carte avec 51 interventions sectorisées

Aussi, pour pouvoir planifier vos interventions, vous sectorisez peut-être votre « zone de chalandise » (territoire d’influence).

Ensuite vous affectez les interventions du secteur à un seul intervenant en essayant de respecter les contraintes associées à chaque intervention tant que faire se peut.

Dans l’exemple sectorisé à gauche, les points rouges sont simplement à réaliser entre 7h00 et 9h00 du matin.

Vous y passez surement un certain temps, voir un temps certain.

Par la suite il va falloir éditer les bons d’intervention ou quel que document permettant aux intervenants de savoir où se rendre, puis de les transmettre d’une façon ou d’une autre.

Le tout fait perdre beaucoup de temps qui pourrait être tout simplement supprimé.

Le temps libéré, un gain de productivité important, pourra ensuite être affecté ailleurs. Mais ce n’est pas tout.


Accès au module d'import des clients dans BIOSOLVER

Accès au module d’import des clients dans BIOSOLVER

Comment fonctionne BIOSOLVER ?

Import du fichier client

Avant de commencer à utiliser BIOSOLVER, il vous êtes possible d’importer votre fichier initial de client ou vos nouveaux client.

Le module import des clients est fait pour ça et l’importation prend de quelques secondes (quelques centaines de coordonnées client) à quelques minutes (pour des dizaines de milliers de coordonnées).

L’accès au module est très simple par l’onglet « Données annexes » de l’écran principal, puis dans « import des clients ».

Il est également possible de prendre en compte les coordonnées GPS des clients ; se sont les seules données utiles pour la constitution des tournées avec BIOSOLVER.


Prise des rendez-vous pour les interventions

BIOSOLVER va vous permettre dans un premier temps de planifier en toute simplicité vos interventions en indiquant les éventuelles contraintes.

Moins qu’il y ait de contraintes, mieux on optimise.

Il y a deux façon de créer des interventions :

Importer automatiquement les interventions créées dans un logiciel métier

Import des interventions dans BIOSOLVER en deux clics

Import des interventions via le module import de BIOSOLVER

Il est possible d’importer l’ensemble des interventions, quelle que soit la date à laquelle l’intervention doit avoir lieu, directement dans BIOSOLVER.

L’accès se fait, comme pour l’import des clients en passant par l’écran principal de BIOSOLVER –> « données annexes » –> « import des interventions ».

Il suffit alors de cliquer sur « parcourir » pour choisir le fichier (plat) et l’importer automatiquement. Le tout se fait en quelques clics.

L’interface va indiquer si certaines interventions n’ont pas pu être importées en précisant la ou les lignes du fichier d’import concerné et offre la possibilité de visualiser toutes les interventions à importer.

Une fois validé, cliquer sur importer et quelques secondes après l’ensemble de vos interventions se trouvent dans BIOSOLVER.


Créer une nouvelle intervention dans BIOSOLVER

Création d’interventions via l’interface client de BIOSOLVER

Rien de plus simple, via l’interface client en étant dans la fenêtre « interventions » il suffit de cliquer sur « créer une nouvelle intervention » comme l’indique l’image ci-contreà droite.

Une nouvelle fenêtre s’ouvre  (cf image de gauche) permettant de créer une nouvelle intervention pour une date donnée.

La création d’une nouvelle intervention est extrêmement simple : il suffit de taper les premières lettres du nom du client ou son numéro client pour le sélectionner.

créer une intervention manuelle depuis l'interface BIOSOLVER

Créer une intervention individuelle – BIOSOLVER

S’il n’y pas de contraintes particulières, un clic sur « créer » et l’intervention est placée dans la liste des interventions à réaliser mais pas encore affectées à des intervenants.

Si l’intervention nécessite des contraintes de compétences, de créneau horaire et d’autres contraintes éventuelles prises en charge, l’interface permet de les compléter.

Un fois terminé, un clic sur « créer » et l’intervention se trouvera dans la liste des interventions à affecter.

A titre d’exemple, pour créer 100 interventions dont 30 avec des contraintes diverses, il faut compter environ 10 minutes.

 

 

 

 


Préparer les tournées avec BIOSOLVERpréparer-les-tournées-BIOSOLVER

Une fois l’ensemble des interventions importées ou créées, la préparation des tournées est également très simple à réaliser.

En effet, toujours depuis l’écran principal dans l’onglet « Tournées », un clic sur « Préparer les Tournées« , choisir la date concernée, valider les intervenants (BIOSOLVER ne propose que des intervenants qui travaillent le jour concerné), le dépôt et validez le tout.

BIOSOLVER est en train de créer des tournées optimisées

Création de tournées optimisées

BIOSOLVER analyse les millions de possibilités

Vous verrez l’image suivante durant quelques secondes, puis une proposition de tournées.

BIOSOLVER aura analysé des millions et des millions de possibilités de tournées pour vous proposer les meilleures tournées possibles.

Ces tournées présentent le meilleur rapport temps de conduite passé / nombre de kilomètres parcourus.

La proposition de tournées indiquera les interventions qui n’ont pas pu être prises en compte. Ceci peut arriver parfois, par exemple si vous avez 5 interventions à la même heure avec 4 intervenants, il est matériellement impossible de réaliser toutes les interventions prévues.

tournée-générée-par-BIOSOLVERBIOSOLVER vous fait des propositions de tournées

Ensuite, BIOSOLVER vous propose les tournées avec l’enchaînement des interventions ainsi que l’heure prévisionnelle de l’intervention et termine par une carte sur laquelle figure l’ensemble des tournées. Des puces de couleurs différentes permet de visualiser immédiatement les tournées. La puce est répétée à côté de chaque intervenant.

Les tournées vous conviennent ? Cliquez alors sur « Enregistrer les tournées » et vos tournées seront disponibles sur les smartphones de vos intervenants.

Carte-des-tournées-générées-par-BIOSOLVER

Les tournées disponibles sur les smartphones de vos intervenants

L’application pour smartphone Smartsolver, se télécharge directement sur Google Play. 

Vos intervenants ont à disposition un guidage GPS directement via Smartsolver, sans saisir l’adresse dans un GPS indépendant et disposent également d’un annuaire embarqué des clients qu’il sera possible d’appeler en un clic sans composer le numéro  et sans sortir de l’application.

Vos intervenants n’ont pas de smartphone ?  Enregistrez les feuilles de route au format pdf et envoyez les par mail ou imprimez les tout simplement.

Si vous saisissez déjà vos rendez-vous dans votre application métier et pour éviter un double saisie, il vous sera possible de les importer directement dans Biosolver.

Il en va de même pour votre base clients (ou nouveaux clients) qu’il sera possible d’importer très simplement.

Pour terminer, le modèle économique de BioSolver est très attractif ; aucun investissement et vous ne réglez que les rendez-vous gérés par Biosolver.

Les économies immédiates apportées par BIOSOLVER sont très nettement supérieures au coût d’utilisation.

Pour en savoir plus, contactez-nous !