LBM – la gestion des coursiers : un nouveau métier

La gestion logistique des LBM : un nouveau métier

Au départ c’était simple…

Lorsque le biologiste fut seul, la gestion de son équipe, composé généralement deux secrétaires des techniciens et un ou deux coursiers, était plutôt simple.

Pour les coursiers, les tournées étaient récurrentes et peu importantes, visitant tous les jours au mieux quelques dizaines de pharmacies.

De plus, ces passages ont été longtemps considérés comme faisant partie d’un service evolution-transport-lbmquasi-public !

Personne ne s’est jamais posé la question à savoir si on collectait à chaque passage au moins un dossier.

Puis, avec les premiers regroupements, l’équipe de coursiers passait d’une ou deux personnes de quatre à six personnes.

Il fallait remanier les tournées car l’autre labo avait parfois un coursier qui passait dans les mêmes pharmacies et souvent aux mêmes heures.

Les fusions, regroupements et rachats successifs, la création de plateaux techniques uniques créant de nouveaux flux de transports et la multiplication des cabinets d’infirmières ont fait grossir l’équipe de coursiers, mais la gestion de l’équipe est, dans la plupart des cas, encore assurée manuellement.

voir également la page dédiée à la biologie médicale ici 


Mais en peu de temps c’est devenu un métier

Vers la professionnalisation de la gestion logistique

Cette gestion manuelle qui concerne principalement les plannings, la création et la diffusion des feuilles de route et éventuellement l’analyse (voir la re saisie) des informations notées manuellement sur les feuilles a été longtemps confié à un biologiste « responsable logistique » ou « préanalytique ».

biologiste responsable logistiqueAujourd’hui, bon nombre de laboratoires de biologie médicale se rendent compte que cette gestion ne peut plus être assurée correctement comme une tâche secondaire d’un biologiste ; avec toute la bonne volonté, cette tâche devient de plus en plus chronophage et se « professionnalise ».

Et les premiers laboratoires ont franchi le pas en créant soit un poste de responsable logistique soit un poste de responsable des coursiers.

Un responsable logistique gère, bien sur, les coursiers et plus généralement les transports (dans le sens large du terme) mais également les stock et les approvisionnements, alors qu’un responsable des coursiers est plutôt chargé des plannings, remplacements et suivi des tournées

Dans tous les cas, le responsable devrait être un spécialiste de la logistique et pas forcément du laboratoire de biologie !

Son job : gérer les flux, faire en sorte que les transports « fonctionnent », en réduire les coûts et faire en sorte d’obtenir une satisfaction client parfaite, le meilleur garant de la fidélisation.

Et pour réussir, il aura besoin d’outils.

Livre blanc : logistique des LBM

Nous avons édité il y a quelques mois un livre blanc intitulé : 

La logistique des laboratoires de biologie médicale

un nouveau métier et une source insoupçonnée d’économies potentielles.

Lire le livre blanc


Quels sont les besoins des LBM aujourd’hui ?

Les besoins sont générés par un premier constat, lié au coût qu’engendre la logistique des laboratoires de biologie médicale.

En effet, un dossier transporté par un coursier coûte entre 2.00€ et 3.00€ au laboratoire (et un dossier collecté au domicile entre 6.50€ et 8.50€, mais c’est un autre dossier)

cout logistique annuel important

Soit pas loin de 10% du Chiffre d’Affaires généré par le dossier patient.

Pour 1000 dossiers/jour, la dépense annuelle avoisine donc le 1.000.000€

La réduction des coûts de la logistique devient par conséquent un enjeu majeur pour chaque laboratoire, d’autant plus que généralement aucune action d’optimisation n’a été entreprise jusqu’à présent.

Mais il s’agit également d’optimiser l’activité, de réduire l’empreinte CO² et d’augmenter la productivité.

L’ensemble des éléments nécessaires pour analyser l’activité et d’apporter les modifications permettant d’atteindre les besoins exprimés, se trouvent sur les feuilles de route ; heure d’arrivée et départ des points de collectes, nombre d’échantillons collectés et parfois même la température constatée.

Il est alors possible de prendre l’ensemble des feuilles de route et de reporter les précieuses informations sur un tableur pour les analyser.

Mais il faudra être rompu avec les macros ou alors maîtriser Visual Basic… et disposer de beaucoup de temps !

Trop de temps pour que le biologiste ou le responsable logistique puissent s’en occuper 

Il existe une solution plus simple et particulièrement efficace, BIOTRACK

Visitez le site BIOTRACK


Pourquoi utiliser BIOTRACK ?

Dématérialiser les feuilles de route…

BIOTRACK est LA solution pour gérer les tournées et coursiers des laboratoires de biologie médicale.

D’abord BIOTRACK permet très simplement de dématérialiser les feuilles de route.

Le smartphone du coursier (android, smartphones de qualité et peu coûteux) fait alors fonction de feuille de route avec toutes les nouvelles fonctionnalités que cela implique ; guidage GPS de base (pratique pour les remplaçants ou les nouveaux coursiers) annuaire embarqué des points de collectes, saisie automatique de l’heure d’arrivée et de départ, nombre d’échantillons collectés sur place, etc.

… Pour gagner en efficacité et réduire les coûts


Gérer les urgences…

Ensuite BIOTRACK va pouvoir gérer les interventions à la demande, de façon très simple.

Lorsqu’un point de collecte appelle pour un ramassage particulier, le responsable logistique géolocalise ses coursiers sur une carte géographique par rapport au point de collecte, vérifie si le coursier le plus proche n’a pas pris de retard dans sa tournée et en deux clics, affecte une intervention dans une tournée déjà en cours.

Plus besoin d’appeler plusieurs coursiers, ni de passer des heures à gérer les urgences.

… Pour trouver immédiatement le coursier disponible et économiser du temps


Anticiper les volumes à analyser…

Le coursier peut soit « compter » le nombre de boîtes ou sachets collectés par point de collecte ou « scanner » chaque emballage. 

Ainsi, plus de pertes d’échantillons et le biologiste peut anticiper les volumes d’échantillons qui vont arriver au plateau pour analyse.

…Pour s’adapter et rendre les résultats rapidement


LBM la gestion des coursiers un nouveau métier

Evolution du nombre d’échantillons collecté – information permanente et à jour – écran d’accueil

Analyser l’activité…

Il est bien évidemment possible d’analyser l’activité et répondre aux questions posées :

  • Quels sont les points de collectes non rentables ?
  • Est-ce les tournées sont optimales ?
  • Quelle est l’évolution du volume collecté à l’extérieur ?
  • Comment analyser les tournées ?
  • Est-ce que les tournées sont équilibrées ?

… Pour agir et augmenter le Chiffre d’Affaires


LBM la gestion des coursiers un nouveau métier

Dans ce tableau, disponible en permanence sur la page d’accueil de BIOTRACK, le laboratoire de biologie peut voir immédiatement les points de collectes non rentables.

Il conviendra alors de négocier avec le point de collecte pour le passer en « intervention sur appel », gérée très facilement par BIOTRACK.

Il en résulte une diminution de la durée des tournées et le nombre de kilomètres parcourus, tout en améliorant les délais de rendu des résultats auprès des patients et médecins.

Dans le tableau plus haut, on visualise immédiatement l’évolution de son activité externe. Elle augmente ? Parfait ! Elle reste stable ? A surveiller. Elle décline comme sur ce graphique ? Il faut agir vite ; il y a des IDEL qui sont parties ? Pourquoi ? Un autre labo est venu vous concurrencer ? 

… Pour améliorer le rendement et augmenter sa productivité

Pour en savoir plus sur Biotrack contactez-nous !